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對于許多人來說，年會是關(guān)于抽大獎、吃大餐和看大戲的場面；然而，對另一些人來說，這是一場斗爭：找到一個地方，設(shè)定一個主題，挑出各個方面的細(xì)節(jié)，都是幾個月的加班。

組織過年會的人應(yīng)該深有體會，每年年會前都會打印幾張A3紙，作為最終的流程圖和注意事項(xiàng)。這很難，只有真正經(jīng)歷過的人才知道。

現(xiàn)在，作為深圳一家專業(yè)的年會策劃公司，瀚宇公關(guān)將要根據(jù)多年來規(guī)劃和組織年會的經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勔?guī)劃年會的詳細(xì)過程。

步驟1：確定年度會議的主題或基調(diào)

雖然年會豐儉由人，但對于任何老板來說，這都不是一筆小開支。因此，作為年會的主要組織者和策劃人，要讓老板覺得錢是值得的，首先確定老板的想法和他想做的事情是非常重要的。

一般來說，他們不能給出任何具體的想法。它們都是零散的描述。把它們寫下來。然后，根據(jù)你對老板的理解，大致梳理出年會策劃的主題、基調(diào)和大方向。最后，在與老板反復(fù)溝通、修改和確認(rèn)后，確定大方向。

步驟2：根據(jù)年會的主題或基調(diào)，規(guī)劃年會當(dāng)天的安排和流程

在確定了年會的主基調(diào)和一些領(lǐng)導(dǎo)希望看到的事情之后，下一步是結(jié)合對公司過去一年業(yè)務(wù)發(fā)展和未來戰(zhàn)略方向的理解，具體寫下年會當(dāng)天的初步流程，例如：

13： 30-17:00：全體員工業(yè)務(wù)總結(jié)會議和優(yōu)秀員工表彰

17： 00-17:30：休息

17： 30-18:00：晚餐

18： 00-18:30：優(yōu)秀員工紅毯秀

18： 30-21:30：年度會議計劃&晚餐&抽獎

然后，根據(jù)這個時間表，將進(jìn)一步細(xì)化如何做每個環(huán)節(jié)以及如何創(chuàng)新。例如，在年度會議節(jié)目上，應(yīng)該如何找到合適的人來定制相關(guān)節(jié)目，以呼應(yīng)年度會議的主題和基調(diào)？如何通過舞臺上的互動達(dá)到更好的效果等等，都是可以產(chǎn)生無數(shù)想法的地方。

在確保每個環(huán)節(jié)至少有一兩個主要亮點(diǎn)后，逐步完善和補(bǔ)充每個環(huán)節(jié)的所有內(nèi)容。

步驟3：根據(jù)年會當(dāng)天的流程和安排，倒推年會開始前的籌備工作

在確認(rèn)了年會當(dāng)天的所有一般環(huán)節(jié)后，如哪些公司領(lǐng)導(dǎo)受邀在業(yè)務(wù)總結(jié)會上演講，每個人的演講將持續(xù)多久，以及晚宴計劃安排多少節(jié)目，將根據(jù)這些環(huán)節(jié)介紹之前籌備工作的流程和進(jìn)展：

領(lǐng)導(dǎo)人需要先提交演講大綱。大綱定稿后，應(yīng)提前準(zhǔn)備PPT。PPT完成后，需要進(jìn)行美化；

作為晚宴節(jié)目的另一個重要組成部分，需要提前發(fā)出通知，在整個公司范圍內(nèi)進(jìn)行主持人和節(jié)目的試鏡等一系列工作；

在獎勵優(yōu)秀員工的過程中，績效部門也應(yīng)提前聯(lián)系起來。何時應(yīng)評估相關(guān)評估活動列表。

對于這類工作，我們需要在年會當(dāng)天將整個過程顛倒過來，以確定需要準(zhǔn)備的內(nèi)容，并在年會之前形成籌備工作的具體流程和時間表。

最后，將年會前的準(zhǔn)備工作和年會當(dāng)天的具體流程結(jié)合起來，形成更完整的年會規(guī)劃和組織計劃。